1. General provisions

This Personal Data Processing Policy has been drawn up in accordance with the requirements of Federal Law No. 152‑FZ of 27 July 2006 “On Personal Data” (hereinafter referred to as the “Personal Data Law”) and defines the procedure for processing personal data and measures to ensure the security of personal data taken by Limited Liability Company “International Congress Centre” (hereinafter referred to as the “Operator”), INN 9 701 319 088, OGRN 1 257 700 434 529, registered address and actual address: 105 066, Russian Federation, Moscow, Novoryazanskaya St., 31/7, Bldg. 6, Premises 2/P.
1.1. The Operator’s primary goal and condition for conducting its activities is to respect the rights and freedoms of individuals and citizens when processing their personal data, including protecting the rights to privacy, personal and family secrets.
1.2. This Operator’s Personal Data Processing Policy (hereinafter referred to as the “Policy”) applies to all information that the Operator may obtain about visitors to the website http://icc-expo.ru.

2. Key concepts used in the Policy

2.1. Automated processing of personal data — processing personal data using computer technology.
2.2. Blocking of personal data — temporary suspension of personal data processing (except in cases where processing is necessary to clarify personal data).
2.3. Website — a collection of graphic and informational materials, as well as computer programs and databases ensuring their availability on the internet at the web address http://icc-expo.ru.
2.4. Information system of personal data — a set of personal data contained in databases, along with information technologies and technical means ensuring their processing.
2.5. Depersonalisation of personal data — actions as a result of which it is impossible to identify the owner of personal data without additional information, i.e. to link the personal data to a specific User or other subject of personal data.
2.6. Processing of personal data — any action (operation) or set of actions (operations) performed with or without the use of automation tools on personal data, including collection, recording, systematisation, accumulation, storage, clarification (updating, modification), extraction, use, transfer (distribution, provision, access), depersonalisation, blocking, deletion, and destruction of personal data.
2.7. Operator — a state body, municipal body, legal entity or individual who, alone or jointly with others, organises and/or carries out personal data processing, and also determines the purposes of personal data processing, the composition of personal data to be processed, and the actions (operations) to be performed on personal data.
2.8. Personal data — any information relating directly or indirectly to an identified or identifiable User of the website http://icc-expo.ru.
2.9. Personal data authorised by the subject for distribution — personal data to which an unlimited number of persons have been granted access by the subject of personal data through giving consent to process personal data authorised by the subject for distribution, in the manner prescribed by the Personal Data Law (hereinafter referred to as “personal data authorised for distribution”).
2.10. User — any visitor to the website http://icc-expo.ru.
2.11. Provision of personal data — actions aimed at disclosing personal data to a specific person or a specific group of persons.
2.12. Distribution of personal data — any actions aimed at disclosing personal data to an unspecified group of persons (transfer of personal data) or at making personal data available to an unlimited number of persons, including publishing personal data in the media, posting on information and telecommunications networks, or providing access to personal data in any other way.
2.13. Cross‑border transfer of personal data — transfer of personal data to the territory of a foreign state, to a foreign public authority, a foreign individual, or a foreign legal entity.
2.14. Destruction of personal data — any actions resulting in the permanent destruction of personal data with no possibility of further recovery of the content of personal data in the personal data information system and/or the destruction of physical media containing personal data.

3. Main rights and obligations of the Operator

3.1. The Operator has the right:

• to obtain reliable information and/or documents containing personal data from the subject of personal data;
• in case the subject of personal data withdraws consent to personal data processing, the Operator may continue processing personal data without the subject’s consent if grounds specified in the Personal Data Law exist;
• to independently determine the composition and list of measures necessary and sufficient to ensure compliance with obligations under the Personal Data Law and related regulatory legal acts, unless otherwise provided by the Personal Data Law or other federal laws.

3.2. The Operator is obliged:

• to provide the subject of personal data, upon request, with information concerning the processing of their personal data;
• to organise personal data processing in accordance with applicable Russian legislation;
• to respond to requests and inquiries from subjects of personal data and their legal representatives in accordance with the requirements of the Personal Data Law;
• to provide the authorised body for the protection of subjects’ rights with necessary information within 30 days from the date of receiving such a request;
• to publish or otherwise ensure unrestricted access to this Personal Data Processing Policy;
• to take legal, organisational and technical measures to protect personal data against unauthorised or accidental access, destruction, alteration, blocking, copying, provision, distribution, and other unlawful actions;
• to cease the transfer (distribution, provision, access) of personal data, stop processing, and destroy personal data in accordance with the procedure and cases provided by the Personal Data Law;
• to fulfil other obligations provided by the Personal Data Law.

4. Main rights and obligations of subjects of personal data

4.1. Subjects of personal data have the right:

• to receive information concerning the processing of their personal data, except in cases provided by federal laws. Information is provided to the subject of personal data by the Operator in an accessible form and must not contain personal data relating to other subjects of personal data, except where there are lawful grounds for disclosing such personal data. The list of information and the procedure for obtaining it are established by the Personal Data Law;
• to request the Operator to clarify, block, or destroy their personal data if the data are incomplete, outdated, inaccurate, unlawfully obtained, or unnecessary for the declared purpose of processing, and to take measures provided by law to protect their rights;
• to set a condition of prior consent for processing personal data for the purpose of promoting goods, works, and services on the market;
• to withdraw consent to personal data processing;
• to appeal unlawful actions or inactions of the Operator in processing their personal data to the authorised body for the protection of subjects’ rights or to court;
• to exercise other rights provided by Russian legislation.

4.2. Subjects of personal data are obliged:

• to provide the Operator with reliable information about themselves;
• to inform the Operator about any clarifications (updates, changes) to their personal data.

4.3. Persons who have provided the Operator with unreliable information about themselves or information about another subject of personal data without the latter’s consent shall be liable in accordance with Russian legislation.

5. The Operator may process the following personal data of the User

5.1. Surname, first name, patronymic.
5.2. Email address.
5.3. Phone numbers.
5.4. The website also collects and processes depersonalised data about visitors (including “cookie” files) using internet statistics services (Yandex Metrica).
5.5. The above data are collectively referred to in this Policy as “Personal Data”.
5.6. The Operator does not process special categories of personal data concerning racial or national origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, or private life.
5.7. Processing of personal data authorised for distribution from among the special categories of personal data specified in Part 1 of Article 10 of the Personal Data Law is permitted if the prohibitions and conditions provided by Article 10.1 of the Personal Data Law are complied with.
5.8. The User’s consent to process personal data authorised for distribution is provided separately from other consents to process their personal data. In this case, the conditions provided, in particular, by Article 10.1 of the Personal Data Law shall be complied with. The requirements for the content of such consent are established by the authorised body for the protection of subjects’ rights.
5.8.1. The User provides consent to process personal data authorised for distribution directly to the Operator.
5.8.2. The Operator is obliged to publish information about the processing conditions, prohibitions, and conditions for processing by an unlimited number of persons of personal data authorised for distribution no later than three working days after receiving.
5.8.3. The transfer (distribution, provision, access) of personal data authorised by the subject of personal data for distribution must be terminated at any time upon the request of the subject of personal data. This request must include the surname, first name, patronymic (if available), contact information (phone number, email address, or postal address) of the subject of personal data, as well as a list of personal data whose processing is to be terminated. The personal data specified in this request may only be processed by the Operator to whom the request is addressed.
5.8.4. Consent to the processing of personal data authorised for distribution becomes invalid from the moment the Operator receives the request specified in clause 5.8.3 of this Policy regarding the processing of personal data.

6. Principles of personal data processing

6.1. Personal data processing is carried out on a lawful and fair basis.
6.2. Personal data processing is limited to achieving specific, pre‑defined, and lawful purposes. Processing of personal data that is incompatible with the purposes for which the personal data was collected is not permitted.
6.3. Merging databases containing personal data that are processed for mutually incompatible purposes is not permitted.
6.4. Only personal data that meet the purposes of their processing are subject to processing.
6.5. The content and scope of processed personal data must correspond to the declared processing purposes. Excessive processing of personal data in relation to the declared processing purposes is not permitted.
6.6. During personal data processing, the accuracy and sufficiency of personal data is ensured, and, where necessary, their relevance to the processing purposes. The Operator takes necessary measures and/or ensures their implementation to delete or clarify incomplete or inaccurate data.
6.7. Personal data is stored in a form that allows identification of the subject of personal data, no longer than required by the purposes of personal data processing, unless the storage period is established by federal law, a contract to which the subject of personal data is a party, beneficiary, or guarantor. Processed personal data is destroyed or depersonalised upon achieving the processing purposes or if there is no further need to achieve these purposes, unless otherwise provided by federal law.

7. Purposes of personal data processing

7.1. The purpose of processing the User’s personal data is:

• to inform the User via email.

7.2. The Operator also has the right to send the User notifications about new products and services, special offers, and various events. The User may always opt out of receiving informational messages by sending the Operator an email to iccexpo@yandex.ru with the subject line “Unsubscribe from notifications about new products, services, and special offers”.
7.3. Depersonalised User data collected via internet statistics services is used to gather information about Users’ actions on the website, improve the website’s quality, and enhance its content.

8. Legal bases for personal data processing

8.1. The legal bases for the Operator’s processing of personal data are:

• the Operator’s statutory (constituent) documents;
• federal laws and other regulatory legal acts in the field of personal data protection;
• Users’ consents to the processing of their personal data, including consents to process personal data authorised for distribution.

8.2. The Operator processes the User’s personal data only if it is filled in and/or sent by the User independently via special forms located on the website http://icc-expo.ru or sent to the Operator via email. By filling in the relevant forms and/or sending their personal data to the Operator, the User expresses their consent to this Policy.
8.3. The Operator processes depersonalised data about the User if this is permitted in the User’s browser settings (cookies are enabled and JavaScript technology is used).
8.4. The subject of personal data independently decides whether to provide their personal data and gives consent freely, of their own volition, and in their own interest.

9. Conditions for personal data processing

9.1. Personal data processing is carried out with the consent of the subject of personal data to the processing of their personal data.
9.2. Personal data processing is necessary to achieve purposes provided by an international treaty of the Russian Federation or by law, to fulfil functions, powers, and obligations assigned to the Operator by Russian legislation.
9.3. Personal data processing is necessary for the administration of justice, execution of a court ruling, or execution of an act of another body or official, subject to enforcement under Russian enforcement legislation.
9.4. Personal data processing is necessary for fulfilling a contract to which the subject of personal data is a party, beneficiary, or guarantor, as well as for concluding a contract at the subject’s initiative or a contract under which the subject will be a beneficiary or guarantor.
9.5. Personal data processing is necessary to exercise the rights and legitimate interests of the Operator or third parties, or to achieve socially significant goals, provided that the rights and freedoms of the subject of personal data are not violated.
9.6. Processing is carried out of personal data to which an unlimited number of persons has been granted access by the subject of personal data or at their request (hereinafter referred to as “publicly available personal data”).
9.7. Processing is carried out of personal data subject to publication or mandatory disclosure in accordance with federal law.

10. Procedure for collecting, storing, transferring, and other types of personal data processing

10.1. The security of personal data processed by the Operator is ensured through the implementation of legal, organisational, and technical measures necessary to fully comply with the requirements of applicable legislation in the field of personal data protection.
10.2. The Operator ensures the safety of personal data and takes all possible measures to prevent unauthorised access to personal data.
10.3. The User’s personal data will never, under any circumstances, be transferred to third parties, except in cases related to compliance with applicable legislation or if the subject of personal data has given the Operator consent to transfer data to a third party for fulfilling obligations under a civil law contract.
10.4. If inaccuracies in personal data are identified, the User may update them independently by sending a notification to the Operator at the email address iccexpo@yandex.ru with the subject line “Update of personal data”.
10.5. The period for processing personal data is determined by achieving the purposes for which the personal data was collected, unless another period is provided by a contract or applicable legislation. The User may withdraw their consent to personal data processing at any time by sending a notification to the Operator via email to iccexpo@yandex.ru with the subject line “Withdrawal of consent to personal data processing”.
10.6. All information collected by third‑party services, including payment systems, communication tools, and other service providers, is stored and processed by these entities (Operators) in accordance with their User Agreement and Privacy Policy. The subject of personal data and/or the User is obliged to independently and promptly familiarise themselves with these documents. The Operator is not liable for the actions of third parties, including the service providers mentioned in this clause.
10.7. Restrictions set by the subject of personal data on the transfer (except for providing access), as well as on the processing or conditions of processing (except for obtaining access) of personal data authorised for distribution, do not apply in cases of processing personal data in state, public, or other public interests defined by Russian legislation.
10.8. The Operator ensures the confidentiality of personal data during processing.
10.9. The Operator stores personal data in a form that allows identification of the subject of personal data no longer than required by the purposes of processing, unless the storage period is established by federal law or a contract to which the subject is a party, beneficiary, or guarantor.
10.10. Termination of personal data processing may occur upon achieving the processing purposes, expiration of the subject’s consent, withdrawal of consent by the subject, or detection of unlawful processing of personal data.

11. List of actions performed by the Operator with the obtained personal data

11.1. The Operator carries out the collection, recording, systematisation, accumulation, storage, clarification (updating, modifying), extraction, use, transfer (distribution, provision, access), depersonalisation, blocking, deletion, and destruction of personal data.
11.2. The Operator carries out automated processing of personal data with or without the receipt and/or transfer of the obtained information via information and telecommunications networks.

12. Cross‑border transfer of personal data

12.1. Before initiating a cross‑border transfer of personal data, the Operator must ensure that the foreign state to which the transfer is intended provides reliable protection of the rights of subjects of personal data.
12.2. Cross‑border transfer of personal data to territories of foreign states that do not meet the above requirements may only be carried out if the subject of personal data provides written consent to the cross‑border transfer of their personal data and/or if a contract to which the subject is a party is being fulfilled.

13. Confidentiality of personal data

The Operator and other persons who have obtained access to personal data are obliged not to disclose to third parties and not to distribute personal data without the consent of the subject of personal data, unless otherwise provided by federal law.

14. Final provisions

14.1. The User can get any clarifications on the issues of interest regarding the processing of his personal data by contacting the Operator using the email address iccexpo@yandex.ru
14.2. This document will reflect any changes in the personal data processing policy by the Operator. The Policy is valid indefinitely until it is replaced by a new version.
14.3. The current version of the Policy is freely available on the Internet at http://icc-expo.ru/en/privacy